Identité du responsable de traitement
Le responsable de traitement est la ville de Bourg-Argental, 1, place de l’Hôtel de Ville, 42220 BOURG-ARGENTAL.

Finalités du traitement
La Ville de Bourg-Argental est susceptible de traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la réception, de l'instruction, de la gestion et du suivi des demandes de prêt ou de mise à disposition d'une salle municipale par une association ou par un particulier.

Ce traitement a pour finalités :

• l'enregistrement, l'instruction et le suivi des demandes de prêt ou de réservation d'une salle municipale ;
• l'identification du demandeur, de l'association représentée le cas échéant, et de l'interlocuteur responsable de l'utilisation de la salle ;
• la prise de contact avec le demandeur pour l'instruction du dossier, la confirmation de la réservation et l'organisation pratique de la mise à disposition ;
• la gestion de l'objet de l'utilisation, de la date demandée, du nombre de personnes attendues, de la durée prévisible d'occupation et de la salle sollicitée ;
• la vérification de la prise de connaissance du règlement de la salle ou des consignes particulières de mise à disposition ;
• la gestion des engagements du demandeur relatifs aux cautions, au respect des règles d'utilisation, aux formalités relatives aux débits de boissons, à la lutte contre le bruit et aux éventuelles autorisations municipales ;
• la gestion de la remise et de la restitution des clefs, des états des lieux d'entrée et de sortie et des conditions particulières de prêt ;
• la gestion financière de la location, des cautions, de la vaisselle, du nettoyage et des éventuels frais correspondants ;
• la conservation de la preuve de la demande, de la décision de prêt, des engagements du demandeur, des échanges et des pièces nécessaires au suivi administratif, financier ou contentieux.

Catégorie de données :
Les personnes concernées sont les particuliers, les représentants d'associations, les responsables de l'utilisation de la salle, ainsi que les éventuels interlocuteurs désignés pour l'organisation de l'occupation de la salle municipale.
Les catégories de données à caractère personnel susceptibles d'être enregistrées dans ce traitement sont les suivantes :

• Les données d'identification du demandeur : nom, prénom, qualité de représentant d'une association le cas échéant, signature, mention « lu et approuvé ».
• Les coordonnées de contact : adresse personnelle, numéro de téléphone, et toute information nécessaire aux échanges avec les services municipaux.
• Les informations relatives à l'association ou à la structure représentée : nom de l'association, qualité du représentant, objet de l'utilisation de la salle.
• Les informations relatives à la demande : salle demandée, date d'utilisation, horaires et durée prévisible d'occupation, nombre de personnes attendues, objet de l'utilisation.
• Les informations relatives aux engagements et obligations du demandeur : prise de connaissance du règlement, respect des consignes, formalités liées aux débits de boissons, prévention du bruit, interdiction ou autorisation des feux d'artifice, conditions imposées aux co-organisateurs, sonorisateurs, animateurs ou orchestres.
• Les informations relatives à la décision de prêt : décision d'acceptation ou de refus, conditions de mise à disposition, date et heure de remise et de restitution des clefs, état des lieux, observations éventuelles.
• Les données financières et de gestion : existence et montant des chèques de caution, montant de location, prix de la salle, de la vaisselle, du nettoyage, caractère gratuit ou payant de la mise à disposition, total à régler.

La Ville veille à ne collecter que les informations strictement nécessaires à l'instruction et au suivi de la demande de prêt de salle municipale.

Base légale du traitement
Le traitement est fondé, selon les cas :

• sur l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investie la Ville, notamment pour la gestion du patrimoine communal, des équipements municipaux, de la sécurité des personnes et de l'organisation des activités accueillies dans les salles municipales ;
• sur l'exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles lorsque la demande aboutit à une mise à disposition, gratuite ou payante, d'une salle municipale ;
• sur le respect des obligations légales et réglementaires applicables aux collectivités territoriales, notamment en matière de gestion du domaine public ou privé communal, de sécurité, de comptabilité publique, de conservation des documents administratifs et de responsabilité de la collectivité ;
• sur l'intérêt légitime de la Ville à assurer le suivi administratif, financier, logistique et contentieux des demandes de prêt de salles municipales.

Caractère obligatoire ou facultatif des données
Les informations demandées dans le formulaire sont nécessaires pour permettre l'instruction de la demande, l'identification du demandeur, la vérification de la disponibilité de la salle, la définition des conditions de mise à disposition, la gestion des cautions, des clefs, de l'état des lieux et de la facturation éventuelle. À défaut de communication des informations indispensables, la Ville peut ne pas être en mesure d'étudier la demande ou d'accorder le prêt de la salle sollicitée.

Source des données
Les données sont collectées directement auprès du demandeur, du particulier ou du représentant de l'association, au moyen du formulaire de demande de prêt de salle municipale, des pièces éventuellement transmises et des échanges avec les services municipaux.

Destinataires des données
Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les seules finalités décrites ci-dessus, peuvent être destinataires des données :

• les agents habilités de la Ville chargés de l'accueil, de l'administration générale, de la vie associative, de la gestion des salles municipales, des services techniques, de la sécurité et de la logistique ;
• le Maire, les élus compétents et les services appelés à instruire la demande ou à prendre une décision de prêt ;
• l'association gestionnaire des locaux lorsque son avis préalable est requis pour la salle concernée ;
• les services financiers, comptables ou de régie chargés du suivi des cautions, de la facturation, de l'encaissement et du recouvrement des sommes dues ;
• les autorités publiques, services de secours ou forces de sécurité lorsque cela est nécessaire à l'organisation, à la sécurité, au contrôle de la manifestation ou au respect de la réglementation applicable ;
• les prestataires techniques et informatiques de la Ville, uniquement pour les besoins de maintenance, d'hébergement ou d'assistance, dans le cadre de leurs habilitations et des instructions de la Ville.

Les données à caractère personnel ne sont transmises à aucun tiers non autorisé ni à titre onéreux ni à titre gratuit.
Aucun transfert en dehors de l'Union Européenne n'est réalisé.

Durée de conservation
Les données nécessaires à l'instruction et au suivi des demandes de prêt de salle municipale sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de la demande, de la mise à disposition de la salle, des états des lieux, des cautions, de la facturation éventuelle et des suites administratives, financières ou contentieuses.

Les documents relatifs aux décisions de prêt, conventions ou formulaires de réservation, engagements du demandeur, pièces comptables, cautions, états des lieux, facturation et éventuels incidents peuvent être conservés conformément aux durées prévues par les règles applicables aux archives publiques, à la comptabilité publique, à la responsabilité administrative et aux obligations de preuve de la collectivité.

Mesures de sécurité
La Ville met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de préserver la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données traitées. L'accès aux données est limité aux personnes habilitées en fonction de leurs missions. Les dossiers, formulaires, décisions, pièces financières et éventuels justificatifs sont conservés dans des conditions permettant d'éviter tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation.

Droits des personnes concernées par les traitements mis en œuvre par la Ville 
Vous disposez de droits concernant vos données à caractère personnel, notamment des droits d'accès, d'information, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition, dans les conditions et limites prévues par la réglementation applicable.

Vous pouvez exercer vos droits :

• en écrivant, par courrier simple, à l’adresse suivante : Mairie de la ville Bourg-Argental, Délégué à la protection des données, 1, place de l’Hôtel de Ville, 42220 BOURG-ARGENTAL
• en contactant le DPO via le lien de contact : DPO Bourg-Argental - Formulaire contact

Toute demande devra être accompagnée d'un justificatif d'identité.

Plainte auprès de l’autorité compétente
Si vous estimez, après avoir contacté le Délégué à la protection des données personnelles de la Ville de Bourg-Argental, que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement relatif au prêt de salle municipale n'est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL à partir du lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes  ou par courrier auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy - TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.