Etat Civil

 
Identité du responsable de traitement Le responsable de traitement est la Ville de Farnay, sise Place des Combattants 42320 FARNAY.

Finalités du traitement
La Ville de Farnay est susceptible de traiter vos données à caractère personnel pour:

• La constitution, la tenue, la consultation, la vérification et la conservation, y compris sous forme numérique, des registres de l'état civil ;
• L'établissement des actes de l'état civil au vu des pièces présentées par la personne concernée, son représentant ou un tiers déclarant ;
• L'édition d'extraits ou de copies intégrales des actes de l'état civil, l'édition des tables annuelles et décennales des registres de l'état civil ;
• La transmission d'informations aux destinataires habilités à en connaître. Des extraits du traitement peuvent être constitués pour alimenter le fichier de vaccination de la commune, le fichier de recensement des jeunes en vue de la journée d'appel de préparation à la défense ou la commission administrative chargée de la révision des listes électorales.

Catégorie de données :
Les personnes concernées sont les Administrés.
Les données collectées sont du type :

• Type, date, heure et lieu de l'acte ;
• Désignation de l'officier de l'état civil (nom, prénoms) ;
• Prénoms des personnes désignées dans l'acte ;
• Nom des personnes désignées dans l'acte ;
• Profession des personnes désignées dans l'acte ;
• Domicile des personnes désignées dans l'acte ;
• Date et lieu de naissance des personnes désignées dans l'acte ;
• Enonciations relatives à la nationalité dans les seuls cas prévus par l'article 28 du code civil et aux seules fins d'alimentation des bulletins statistiques de l'INSEE ;
• Autres énonciations (surnom ou sobriquet, pseudonyme, titres, décorations, mention "mort pour la France", mention "mort en déportation") ;
• Les mentions marginales telles que prévues par la loi ou ordonnées par l'autorité judiciaire ;
• Le cas échéant, qualité juridique de l'enfant ;
• Le cas échéant, identité des témoins ou des comparants ;
• Le cas échéant, les informations relatives au nom, prénom, qualité et adresse du demandeur d'un acte de l'état civil ainsi que la date de délivrance et le type d'acte demandé.

Destinataires des données :

• Le maire ou ses adjoints et les fonctionnaires municipaux habilités pour le fichier de l'état civil.
• L’INSEE en application du décret relatif au répertoire national d’identification des personnes physiques et de l’instruction générale de l’état civil.
• Les autorités judiciaires ;
• Les services des impôts pour les actes de décès à l’exclusion de toute information concernant les héritiers ;
• Les services de protection maternelle et infantile du département, pour les extraits d’actes de naissance et les copies d’actes de décès des enfants âgés de moins de 6 ans ;
• Le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales pour les bulletins statistiques n° 7 de l’INSEE et les certificats de décès ;
• L’officier de l’état civil de la mairie de naissance ;
• Le service municipal des vaccinations ;
• Le service municipal en charge du recensement au titre du service national ;
• La commission administrative chargée de la révision de la liste électorale exclusivement pour les personnes décédées.
• La consultation des registres datant de moins de cent ans: les agents de l’État habilités et les personnes munies d’une autorisation écrite du procureur de la République ;
• La consultation des registres d’état civil datant de plus de cent ans : libre ;

La délivrance d’une copie intégrale ou d’un extrait avec filiation d’un acte de naissance ou de mariage ne peut se faire que sur indication précise par le demandeur du lieu de naissance, des nom, prénoms et date de naissance de l’intéressé ainsi que des nom et prénom usuel des parents de la personne dont l’acte est réclamé, pour les intéressés majeur ou émancipé, les parents, les grands-parents, les enfants, le conjoint, le représentant légal ou le curateur, le mandataire (notaire, avocat) avec indication de la qualité de la personne qui a donné le mandat.
Les frères et soeurs du défunt avec justificatif de leur qualité d’héritier peuvent obtenir un extrait d’acte de naissance ou de mariage avec filiation s’ils indiquent les nom et prénom usuel des parents de la personne dont l’acte est réclamé. Les héritiers du défunt autres que les descendants, les ascendants, frères et soeurs ou conjoint peuvent obtenir un extrait avec filiation s’ils produisent une attestation notariale justifiant de leur qualité d’héritier sans indication des nom et prénom usuel des parents de la personne dont l’acte est réclamé.
Le procureur de la République peut recevoir des copies intégrales ou des extraits avec filiation des actes de naissance ou de mariage sans condition. Les personnes autorisées par le procureur, le greffier en chef du tribunal d’instance pour l’établissement de certificat de nationalité française et les administrations autorisées par une loi ou un règlement avec indication du texte dont se prévaut l’administration peuvent obtenir un extrait avec filiation.
Toute personne peut obtenir un extrait d’acte de naissance ou de mariage sans filiation.
Les actes de reconnaissance peuvent faire l’objet d’une délivrance d’une copie intégrale pour les intéressés majeurs ou émancipés, les parents, les grands-parents, les enfants, le conjoint, le représentant légal ou le curateur, le mandataire (notaire, avocat) avec indication de la qualité de la personne qui a donné le mandat. Les frères et soeurs du défunt avec justificatif de leur qualité d’héritier peuvent obtenir une copie intégrale d’un acte de reconnaissance.

Les héritiers du défunt autres que les descendants, les ascendants, frères et soeurs ou conjoint peuvent obtenir une copie intégrale de l’acte de reconnaissance s’il justifient de leur qualité d’héritier.
Le procureur de la République peut recevoir des copies intégrales des actes de reconnaissance sans condition. Les personnes autorisées par le procureur, le greffier en chef du tribunal d’instance pour l’établissement de certificat de nationalité française et les administrations autorisées par une loi ou un règlement avec indication du texte dont se prévaut l’administration peuvent obtenir une copie intégrale d’un acte de reconnaissance.
Les actes de décès peuvent faire l’objet de la délivrance de copies intégrales, sans condition.
Une copie intégrale ou un extrait d’acte de l’état civil peut être demandé directement à l’officier de l’état civil dépositaire de l’acte par une administration, un service, un établissement public, un organisme ou une caisse contrôlée par l’Etat, en charge de l’instruction d’un dossier administratif dès lors qu’il est fondé par un texte législatif ou réglementaire à requérir une copie intégrale ou un extrait d’un acte de l’état civil. Cette demande s’effectue après information des personnes concernées.
Une copie intégrale ou un extrait d’acte de l’état civil peut être demandé ou délivré par voie électronique, dans le respect des conditions légales. L’acte délivré doit être authentifié par l’officier de l’état civil. Les informations délivrées par voie électronique aux fins d’édition d’extraits ou de copies des actes de l’état civil doivent se limiter strictement aux informations nécessaires en fonction de la nature de l’acte demandé.

Durée de conservation
Registres de l'état civil : 100 ans à compter de leur clôture. Passé le délai de 100 ans, les registres des communes sont conservés selon les règles fixées par le code général des collectivités territoriales.
Les informations collectées aux fins d'alimentation des bulletins statistiques de l'INSEE : 6 mois après leur transmission à l'INSEE.
Les informations sur le demandeur d'un extrait ou d'une copie intégrale d'un acte de l'état civil : 1 an aux seules fins de preuve dans un éventuel contentieux (nom, prénom, qualité, adresse du demandeur, date de délivrance et type de l'acte demandé).

Droits des personnes concernées par les traitements mis en œuvre par la Ville 
Vous disposez de droits présentés ci-après concernant vos données à caractère personnel, que vous pouvez exercer :

• en écrivant, par courrier simple, à l’adresse suivante : Mairie de la Ville de Farnay, Délégué à la protection des données, sise Place des Combattants 42320 FARNAY
• en contactant le DPO via le lien de contact : DPO Farnay - Formulaire contact

Toute demande devra être accompagnée d'un justificatif d'identité
 
•    Droit d’accès de la personne concernée
La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou non traitées et lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données personnelles ainsi que les informations concernant le traitement de ses données (finalité, nature des données recueillies, durée de conservation…).  
•    Droit de rectification
La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable de traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes. Compte-tenu des finalités du traitement, la personne concernée a le droit d’obtenir que les données à caractère incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire. 
•    Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant. Le responsable du traitement a l’obligation d’effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais notamment pour les motifs suivants : 
-    les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées,
-    la personne concernée a retiré son consentement au traitement de ses données,
-    la personne a exercé son droit d’opposition, 
-    le traitement est illicite
-    l’effacement correspond au respect d’une obligation légale,
-    les données ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information pour les mineurs (moins de 15 ans).
•    Droit d’opposition
La personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement de données à caractère personnel le concernant fondé sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou aux fins d’intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement. Le responsable de traitement ne traite plus les données à caractère personnel, à moins qu’il ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la contestation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
•    Droit à la limitation du traitement
La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque que l’un des éléments suivants s’applique :
-    le responsable de traitement doit vérifier l’exactitude des données,
-    le responsable doit apprécier la légitimité des motifs légitimes d’une demande d’opposition,
-    le responsable du traitement n’a plus besoin des données à caractère personnel mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la contestation, l’exercice ou la défense de droits en justice,
-    la personne concernée s’est opposée au traitement en vertu de sa situation particulière, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable  du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.
Il convient d’entendre le terme « limitation » comme étant le gel temporaire du traitement des données.
•    Droits à la portabilité des données
La personne concernée a le droit de recevoir les données personnelles qu’elles ont fournies au responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable dans les conditions suivantes : 
-    le traitement se fonde sur le consentement de la personne ou sur un contrat
-     le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés

Désignation, missions et contact du Délégué à la protection des données à la Ville
La Ville de Farnay a désigné un Délégué à la protection des données (nom en anglais : Data Protection Officer - DPO) en application du RGPD.
Le DPO informe et conseille l’organisme qui l’a désigné sur ses obligations, contrôle le respect du RGPD, coopère avec la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et fait office de point de contact pour les personnes concernées par les traitements de données de la Ville.
Pour exercer vos droits ou pour toute question sur le traitement de vos données, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données de la ville de Farnay via le lien de contact : DPO Farnay - Formulaire contact

Délais de réponse
La Ville de Farnay s’engage à répondre à votre demande d’accès, de rectification ou d’opposition ou toute autre demande dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser un mois à compter de la réception de votre demande. Une prolongation de deux mois est possible en cas de demande requérant la sollicitation des prestataires de la Ville ou de demande complexe.
Afin que la Ville puisse répondre au plus vite votre demande, précisez, si possible, le contexte dans lequel la collecte de vos données a été effectuée.

Sous-traitance
La Ville de Farnay est susceptible de faire appel à des sous-traitants pour la mise en œuvre de traitement pour son compte. À ce titre, elle veille à ce que les prestataires présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection de vos droits.
 
Plainte auprès de l’autorité compétente
Si vous estimez, après avoir contacté le Délégué à la protection des données personnelles de la Ville de Farnay, que vos droits ne sont pas respectés ou que le dispositif de contrôle d’accès n’est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL à partir du lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes  ou par courrier auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy - TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.
 
Glossaire
Données à caractère personnel : Toute information relative à une personne physique qui peut être identifiée par quelqu’un quel que soit le moyen utilisé (exemple : nom, photographie, adresse internet nominative, numéro de téléphone, données de localisation, empreinte digitale…),  
Traitement : Toute opération portant sur des données à caractère personnel, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission, rapprochement ou interconnexion…)
Personne concernée : La personne physique identifiable dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement.
Responsable du traitement : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. 
Destinataire : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel qu’il s’agisse ou non d’un tiers. 
Consentement : Toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte par déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.